Ghosting in selectieprocessen

Doe jij het (onbewust) ook?

Heb jij het wel eens meegemaakt? Die leuke date, waar je zo’n fijn contact mee had, laat opeens niets meer van zich horen. Geen appje, belletje, niks. Radeloos en verward blijf je achter. En langzaam maar zeker groeit de frustratie. Helaas blijft dit fenomeen, dat ghosting heet, niet beperkt tot de datingwereld. Ook recruiters maken zich er schuldig aan, met alle gevolgen van dien. Voor de sollicitant én het bedrijf.

Ghosting op de arbeidsmarkt komt in verschillende gedaantes voor. Zo zijn er de echte lomperiken die een ongeschikte sollicitant helemaal niets laten horen. Ongepast en onfatsoenlijk, maar ook vanuit zakelijk oogpunt onverstandig. Daarover straks meer. Gelukkig lijkt deze vorm van ghosting langzaam maar zeker uit te sterven in onze branche. Maar helaas komen er nog allerlei andere varianten voor die eveneens schadelijk zijn.

Een voorbeeld: Op zijn tijdlijn komt Joost een vacature tegen: ‘Dit is een vette baan zeg’. Na kortstondig overleg met zijn vriendin belt hij de recruiter voor meer informatie over de functie en de procedure. Een leuk gesprek dat hem nog enthousiaster maakt. De recruiter raadt hem aan snel te solliciteren, dus dat doet Joost. Nog dezelfde dag stuurt hij zijn cv en motivatie op. Een paar dagen na de sluitingsdatum heeft Joost nog niks gehoord, een week later ook nog niet. Hij besluit een mailtje te sturen naar de recruiter. Na nog eens een week krijgt hij een reactie: Joost is het niet geworden omdat “andere kandidaten beter in het profiel passen”. Met letterlijk één onpersoonlijke zin maakt de recruiter een einde aan de ‘relatie’ die Joost opbouwde met ‘zijn toekomstige werkgever’. Geen persoonlijke motivatie, geen opbouwende kritiek, geen objectieve maatstaven, niks. Verbijsterd klapt Joost z’n laptop dicht. ‘Was dit het dan?’

Alle alarmbellen af

Heb jij wel eens in Joost zijn schoenen gestaan? Of in die van de recruiter? Ik hoop het niet. Want leggen we dit voorbeeld langs de wetenschappelijke maatstaven, dan gaan alle alarmbellen af. Er is inmiddels behoorlijk wat onderzoek gedaan naar hoe sollicitatieprocedures – en specifiek de communicatie daarbinnen – ervaren worden door sollicitanten, en wat de gevolgen daarvan zijn. Leidend daarbij is het werk van professor Stephen Gilliland (1993). Op basis van zijn onderzoek stelde hij vuistregels voor selectieprocedures op. Daarvan gaat een groot deel over de communicatie tussen het bedrijf en de sollicitant.

Met deze vuistregels voorkom je ghosting

1. Geef kandidaten inhoudelijke en tijdige feedback
2. Geef uitleg over procedures en beslissingen en verantwoord deze
3. Wees eerlijk in je communicatie met kandidaten
4. Maak tweerichtingscommunicatie mogelijk (Gilliland, 1993)

Voldoet jouw selectieproces niet aan één of meer van bovenstaande communicatierichtlijnen, dan ben je in zekere zin aan het ghosten; je schiet tekort in je communicatie of informatie en laat je kandidaat met allerlei vragen achter. En mogelijk een dikke deuk in zijn of haar zelfvertrouwen (Truxillo & Fraccaroli, 2011). Maar daarbij blijft het niet. Een gebrekkige, onpersoonlijke procedure heeft ook invloed op het beeld dat een sollicitant vormt van jouw organisatie.

Heb jij een sollicitant geghost? Dan wordt..

• je organisatie minder aantrekkelijk in zijn of haar ogen
• je organisatie minder snel aanbevolen bij anderen
• de kans kleiner dat de sollicitant de baan (alsnog) accepteert Bovenstaande

Bovenstaande concluderen Chapman (2005), Hausknecht (2004) en hun mede-onderzoekers. Het moge duidelijk zijn: als je iemand geghost hebt, dan heb je het redelijk verbruid bij diegene. Van deze persoon hoef je geen positieve woorden aan familie en vrienden te verwachten op de eerstvolgende verjaardag. En kom je later alsnog uit bij deze, in eerste instantie, onpersoonlijk afgewezen kandidaat? Dan kun je die ‘yes’ waarschijnlijk shaken.

De gevolgen zijn nog groter

Nog niet overtuigd om beter en inhoudelijker te communiceren met sollicitanten? Dan trekt het volgende, op wetenschap gebaseerde, argument je wel over de streep: de ervaring van een sollicitatieprocedure kan van invloed zijn op de werkprestaties van een aangenomen kandidaat. Ga maar eens na: Je ziet een mooie vacature, solliciteert enthousiast, maar hoort vervolgens niets. Ook niet als de sluitingsdatum al lang verstreken is. Gevalletje ghosting, denk je (vanaf nu) bij jezelf. En dan ineens, vier weken later: een mail. Of je op gesprek wil komen. Oké, die had je niet meer verwacht. Je besluit om toch het gesprek aan te gaan en wordt nog aangenomen ook. Een positieve uitkomst, maar met een vreemde nasmaak.

Die nasmaak kan volgens Bauer et al. (2012) doorwerken als je eenmaal werkzaam bent bij je nieuwe werkgever. Volgens de onderzoekers kunnen negatieve ervaringen met de selectieprocedure invloed hebben op zowel je werkhouding als je resultaten. Moet je nagaan wat dat organisatiebreed betekent voor de productiviteit, sfeer en het personeelsverloop.

Doe de sollicitant en je organisatie niet tekort

Bottomline: met een rammelende sollicitatieprocedure doe je niet alleen de sollicitant tekort, maar ook je organisatie. Ghost niet, maar communiceer tijdig, inhoudelijk, licht toe, wees eerlijk, transparant en maak tweerichtingsverkeer mogelijk.

Of dat betekent dat je alle afgewezen sollicitanten persoonlijk moet bellen? Een nobel streven en de beste optie, maar tijdtechnisch vaak niet haalbaar. Gelukkig is een persoonlijke mail ook een uitstekend middel. Dat een persoonlijke mail niet veel werk hoeft te zijn, en dat je die kunt standaardiseren, laat ik je zien in de voorbeeld-afwijzingsmail die je hieronder kunt downloaden. De brief dwingt recruiters bijvoorbeeld om kort maar krachtig te onderbouwen waarom de kandidaat is afgewezen en voldoet aan Gillilands’ vuistregels voor selectieprocedures.

In mijn volgend blog ga ik in op de vuistregels die we nog niet behandeld hebben – natuurlijk weer met herkenbare voorbeelden uit de HR- en recruitmentpraktijk.

Download onze voorbeeld afwijsmail nu gratis!

Ben je benieuwd naar onze bronnen?

Bauer, T.N., McCarthy, J., Anderson, N., Truxillo, D.M., & Salgado, J.F. (2012). What We Know About Applicant Reactions to Selection: Research Summary and Best Practices.

Chapman, D.S., Uggerslev, K.L., Carroll, S.A., Piasentin, K.A., & Jones, D.A. (2005). Applicant attraction to organizations and job choice: A meta-analytic review of correlates of recruiting outcomes. Journal of Applied Psychology, 90, 928-944.

Gilliland, S.W. (1993). The perceived fairness of selection systems: An organizational justice perspective. Academy of Management Review, 18, 694-734.

Hausknecht, J.P., Day, D.V., & Thomas, S.C. (2004). Candidate reactions to selection procedures: An updated model and meta-analysis. Personnel Psychology, 57, 639-683.

Truxillo, D.T., & Fraccaroli, F. (2011). A person-centered work psychology: Changing paradigms by broadening horizons. Industrial and Organizational Psychology: Perspectives on Science and Practice, 4, 102-104.