Tijd voor prioriteit

Zo zet je recruitment op 1 binnen jouw organisatie

Om een bedrijf te laten groeien, is geld tegenwoordig niet de grootste horde. Klanten meestal ook niet. En bedrijfsruimte evenmin. Nee, de bottleneck voor groei anno nu is: personeel. De HR-afdeling krijgt hierdoor steeds meer een centrale positie binnen organisaties. En terecht. Is jouw organisatie nog niet zover? Dan is het tijd om die prioriteit op te eisen, anders zul je steeds vaker achter het net vissen. Met een eenvoudig maar doeltreffend model laat ik zien hoe je dat doet.

Maar eerst nog even naar de dagelijkse praktijk, waarin goed personeel schaarser dan schaars is. Zeker in de IT en techniek is de spoeling dun. Maar ook sectoren als de food- en maakindustrie, zakelijke dienstverlening en het openbaar bestuur volgen in rap tempo. ‘De arbeidsmarkt is de nieuwe huizenmarkt’ wordt wel eens gezegd, helaas is het zo. Het aanbod is beperkt en de vraag wordt alsmaar groter (CBS, 2021).

‘De arbeidsmarkt is de nieuwe huizenmarkt’

Met die stijgende vraag groeit ook de druk op recruiters binnen bedrijven. Van collega’s op de vloer tot het MT; iedereen kijkt naar Recruitment. Die moet immers voor nieuwe aanwas zorgen, zo is de gedachte. Een denkfout, als je het mij vraagt. En een onrealistische verwachting in deze tijd. Want werving en selectie is steeds meer een gezamenlijke inspanning, een verantwoordelijkheid voor iedereen binnen het bedrijf. Althans; zo zou het gevoeld moeten worden. Hieronder 5 situaties waarin dat nog duidelijk níet het geval is.

5x geen prioriteit bij het wervingsproces

1. Een vacaturehouder die weinig tijd heeft en daardoor stelselmatig laat reageert op door jou toegestuurde cv’s.
2. Een sollicitatiegesprek dat wordt uitgesteld omdat de directeur een lang weekend weggaat.
3. Een recruiter die niet zo snel mogelijk reageert op een sollicitant.
4. De sollicitant moet op de werkenbij-website allerlei velden invullen – of zelfs een account aanmaken – terwijl óók het cv geüpload wordt. Om deze drempel (Kotler & Armstrong, 2021) te verhelpen moet de website aangepast, maar hiervoor wordt geen geld vrijgemaakt
5. Een sollicitatiegesprek voeren zonder overtuigingstechnieken (Influence At Work, 2012) toe te passen, want ‘dat doen we nooit’.

Rode draad in bovenstaande situaties?

Steeds geven jouw collega’s – en misschien jijzelf wel – prioriteit aan interne processen, in plaats van aan het werving- en selectieproces. En dat is niet meer van deze tijd. Tenminste, niet als je wilt groeien. En niet als je ambitieuze bedrijfsdoelstellingen hebt. Daarvoor zou echt alles moeten wijken voor het aanspreken, verleiden, laten solliciteren en uiteindelijk binnenhalen van die nieuwe, broodnodige collega. Elk drempeltje in het wervingsproces kan een kandidaat laten afhaken – en is er dus eentje te veel.

Beïnvloed gedrag met het Fogg Behavior Model

Sociaal wetenschapper B.J. Fogg helpt jou die interne drempels te slechten. Zijn Fogg Behavior Model (FBM) (Fogg, 2009) laat namelijk zien wat er nodig is om gedrag te veranderen. Gedrag van in dit geval jouw collega’s, die in hun keuzes prioriteit zouden moeten geven aan het wervingsproces.

Fogg stelt dat gedrag een product is van drie factoren: motivatie, bekwaamheid en triggers. Om bepaald gedrag uit te voeren moet een persoon (1) voldoende gemotiveerd zijn, (2) het vermogen hebben om het gedrag uit te voeren en (3) getriggerd worden om het gedrag uit te voeren. De drie factoren moeten op hetzelfde moment plaatsvinden, anders zal het gedrag niet plaatsvinden.

Aan de slag met het model

Oké, aan de slag. Hoe zorg je ervoor dat de vacaturehouder prioriteit geeft aan het mooie cv dat jij hem/haar toestuurt (situatie 1). Het FBM zegt ons dat we hiervoor óf de motivatie van jouw collega moeten verhogen, óf de bewuste handeling makkelijker moeten maken, en in elk geval voor een trigger moeten zorgen.
Laten we kijken. In dit geval is het lastig om de handeling (het bekijken en beoordelen van het cv) nóg eenvoudiger te maken. Nee, de winst ligt hier duidelijk op de as van motivatie. Vertaald naar de praktijk: het volgende veelbelovende cv mail jij niet naar je collega, maar print je uit en bespreek je persoonlijk aan zijn/haar bureau. Jouw aanwezigheid en de ‘moeite’ die je hebt genomen om te printen en naar zijn/haar werkplek te lopen, hebben een stuwende werking op de motivatie om jouw verzoek snel (lees: à la minute) in te willigen. Jouw aanwezigheid en verzoek vormen tevens de trigger om dit gewenste gedrag uit te voeren. Resultaat: in nog geen 5 minuten is het cv gecheckt en kan er een uitnodiging naar de veelbelovende sollicitant.

Een dubbele afspraak bij je directeur voorkomen (situatie 2)? Maak het je directeur makkelijker (ability-as) om een gezamenlijke meeting in te plannen. Een online tool als Calendly kan daarvoor een oplossing zijn; deze koppelt agenda’s en plant automatisch een geschikt tijdstip voor alle betrokkenen.

Laat reageren op een sollicitant (situatie 3) is natuurlijk niet slim. In deze markt moet jouw recruiter elke sollicitant koesteren – en dus in elk geval zo snel mogelijk reageren. Want er zijn veel kapers op de kust, die elk moment kunnen toeslaan. Maar goed, dat weet jouw recruiter natuurlijk ook dondersgoed, dus aan de motivatie zal het niet liggen. Aan zijn/haar bekwaamheid ook niet. Nee, waarschijnlijk heeft jouw recruiter het hartstikke druk en dus gewoon een (extra) trigger nodig om de sollicitant vandaag even te bellen of te mailen. Loop gewoon even naar zijn/haar bureau of doe een belletje ter herinnering. Opgelost.

Een werkenbij-website die allerlei onnodige zaken van een sollicitant eist, maar niet aangepast ‘kan’ omdat er geen geld voor ‘is’ (situatie 4)? Hier schort het aan de letterlijke motivatie richting het management; waarom het belangrijk is om de website aan te passen en zo het solliciteren aantrekkelijker te maken.

Een sollicitatiegesprek voeren zonder overtuigingstechnieken, want ‘dat doen we nooit’ (situatie 5): Zonde, want hiermee kun je kandidaten net dat laatste zetje in jullie richting geven. Het ontbreken hiervan is waarschijnlijk een gevolg van te weinig motivatie én bekwaamheid. Een workshop in overtuigingstechnieken van Cialdini (2001) zou hierbij uitkomst bieden.

Tip: Neem het FBM overal mee naartoe

Wil jij jouw collega’s aansporen tot gedrag dat het wervingsproces versnelt of verbetert? Pak dan het FBM er even bij. Hiermee ga je simpel en snel na waar voor jou de winst ligt: Motivatie verhogen? Handeling eenvoudiger maken? Een trigger creëren? Tip: Print het FBM uit en stop het in je (hand)tas of binnenzak van je jas. Zo heb je het altijd bij de hand en ben je in staat met een kleine, eenvoudige handeling snel resultaat te boeken.

Benieuwd waar wij deze informatie vandaan hebben?

Wij doen nooit iets zomaar.  Wij leren veel van onderzoeken en andere experts. Zo ook van de volgende:

CBS. (2021). https://www.cbs.nl/nl-nl/nieuws/2021/33/meer-vacatures-dan-werklozen-in-tweede-kwartaal

Cialdini, R. B. (2001). Influence: science and practice. 4th ed. Boston: Allyn & Bacon.

Fogg, B.J. (2009). A behavior model for persuasive design. In Proceedings of the 4th International Conference on Persuasive Technology (Persuasive ’09). Association for Computing Machinery, New York, NY, USA, Article 40, 1–7.

Influence At Work. (2012). Video ‘Science Of Persuasion’: https://youtu.be/cFdCzN7RYbw

Kotler, P., & Armstrong, G. (2021). Principes van marketing (8ste ed.). Pearson Benelux B.V.